İş seyahatinde konaklamanın en çok aksayan tarafı genellikle oda değildir; faturadır. Oda beğenilir, konaklama sorunsuz geçer, ama dönüşte muhasebe faturayı kabul etmez ve masraf kişinin üstünde kalır. Bunun sebebi neredeyse her zaman aynıdır: fatura bilgisi yanlış zamanda ya da eksik verilmiştir. Aşağıda bu sürecin nasıl işlediğini ve hangi adımın geri dönüşü olmadığını anlattık.
Faturayı belirleyen şey ödeme değil, rezervasyonun kime ait olduğudur
Bu yazıdaki en önemli madde budur. Fatura, konaklamayı satın alan tarafa düzenlenir. Rezervasyon kendi adınıza yapılmışsa müşteri sizsiniz; şirketiniz o konaklamanın tarafı değildir. Bu yüzden "ben kendi adıma rezerve edeyim, çıkışta şirket faturası isterim" yaklaşımı çoğu otelde çalışmaz.
Doğrusu şudur: konaklamayı şirket ödeyecekse rezervasyon en baştan şirket adına açılmalıdır. Misafir siz olursunuz, müşteri şirket olur. Bu ayrımı baştan kurmak birkaç saniyelik bir iştir; sonradan düzeltmek ise çoğu zaman mümkün değildir, çünkü kayıt zaten kişisel bir satış olarak oluşmuştur.
Bilgiyi girişte değil, rezervasyonda ve yazılı verin
Kurumsal fatura için gereken bilgiler kısadır ama birebir doğru olmak zorundadır: şirketin tam ticari unvanı, vergi dairesi, vergi numarası ve adresi. Buradaki en sık hata unvanın kısaltılmasıdır — muhasebe departmanları unvanı ticaret sicilindeki hâliyle bekler ve eksik bir ek, faturanın reddedilmesine yeterlidir.
Bu bilgileri telefonda sözlü iletmek yerine yazılı olarak gönderin. Böylece hem yazım hatası riski ortadan kalkar hem de otelde kayda geçer. Faturanın hangi biçimde düzenleneceği şirketinizin kayıt durumuna göre değişebildiği için, otelin sizden başka bir bilgi isteyip istemediğini de aynı anda sorun; her otelin süreci birebir aynı değildir.
Ödeme yöntemi ile fatura ayrı konulardır
Sık karıştırılan iki şey: kartın kime ait olduğu ile faturanın kime düzenleneceği aynı soru değildir. Şirket kartıyla ödeme yapmanız, faturanın kendiliğinden şirkete kesileceği anlamına gelmez; aynı şekilde kendi kartınızla ödemeniz de kurumsal faturayı imkânsız kılmaz — belirleyici olan rezervasyonun kimin adına açıldığıdır.
Pratik sonuç: ödemeyi kim yaparsa yapsın, fatura tarafını rezervasyon anında netleştirin. "Ödemeyi ben yapacağım ama fatura şirkete kesilecek" cümlesini baştan söylemek, çıkışta çıkacak sorunu tamamen ortadan kaldırır.
Dökümlü fatura isteyin: ekstralar ayrı satır olsun
Çoğu şirket konaklama bedelini öder ama oda servisi, çamaşır ve benzeri ekstraları farklı bir kalemde değerlendirir ya da hiç ödemez. Fatura tek satır hâlinde gelirse muhasebe bu ayrımı yapamaz ve tamamını sorgular.
Bu yüzden çıkışta dökümlü fatura isteyin: konaklama bedeli ayrı, ekstralar ayrı satırlarda görünsün. Şirketiniz ekstraları karşılamıyorsa, o kalemleri ayrı bir belgeyle kendi adınıza almanız daha temiz bir çözümdür; bunu da çıkıştan önce söylemek gerekir, sonrasında ayrıştırmak zordur. Oda servisinin iş seyahatinde neden işe yaradığını tek kişilik iş konaklaması yazımızda anlatmıştık.
Kurumsal fiyat nasıl kurulur: belirleyici olan tekrar eden hacimdir
Şirketler için ayrı bir düzen kurulmasını mümkün kılan şey tek bir konaklama değil, öngörülebilir ve tekrar eden hacimdir. Bir otel için yılda düzenli olarak gelen bir kurum, her seferinde yeniden satılması gereken bağımsız rezervasyonlardan farklıdır: talep tahmin edilebilir hâle gelir ve satış çabası ortadan kalkar.
Bu yüzden kurumsal bir düzen konuşacaksanız otelin ihtiyaç duyduğu bilgi fiyat pazarlığı değil, hacmin şeklidir: yılda yaklaşık kaç gece, hangi dönemlerde yoğunlaşıyor, kaç kişi geliyor ve rezervasyonları kim yapıyor. Bu dört başlığı verdiğinizde karşınızdaki taraf gerçek bir hesap yapabilir. Uzun tek konaklamalarda maliyetin nasıl değiştiğini uzun süreli konaklama yazımızda, iş seyahatinin genel çerçevesini ise iş seyahati rehberimizde ele almıştık.
Başkası adına rezervasyon yapıyorsanız
Asistan, insan kaynakları ya da proje sorumlusu olarak başkası için rezerve ediyorsanız otelin üç bilgiye ihtiyacı vardır: kalacak kişinin adı, faturanın düzenleneceği unvan ve değişiklik veya iptal yapmaya kimin yetkili olduğu. Üçüncüsü en çok atlananıdır ve en çok sorun çıkaranıdır: misafir kendi kalışını uzatmak istediğinde otel, rezervasyonu açan kişiye danışmak zorunda kalabilir.
Bunu baştan netleştirmek, seyahat sırasında yaşanacak gecikmeleri önler. Ayrıca kalacak kişinin telefonunu da paylaşın; geç varış ya da uçuş gecikmesi gibi durumlarda otel doğrudan ona ulaşabilirse süreç kendiliğinden çözülür.
MyMahall'da kurumsal konaklama ve fatura
MyMahall Hotel Bornova merkezde bir butik oteldir; kararı veren kişi binada olduğu için kurumsal talepler bir prosedüre değil doğrudan bir konuşmaya bağlıdır. Bizi arayın ve şu üçünü iletin: kalış tarihleri, faturanın düzenleneceği şirket bilgileri ve varsa yıl içinde beklediğiniz konaklama hacmi. Fatura bilgilerini yazılı olarak göndermeniz en sağlıklısıdır; böylece unvan ve vergi bilgileri birebir kayda geçer ve çıkışta sürpriz yaşanmaz. Odalarımızı inceleyin, konumumuzu iletişim sayfamızda görün; kurumsal konaklama ve fatura düzeni için en hızlı yol telefondur: (0232) 461 95 95.
Sık Sorulan Sorular
Kendi adıma rezerve edip çıkışta şirket faturası isteyebilir miyim?
Çoğu otelde hayır. Fatura, konaklamayı satın alan tarafa düzenlenir; rezervasyon kendi adınıza açıldıysa müşteri sizsiniz ve şirketiniz o konaklamanın tarafı değildir. Şirket ödeyecekse rezervasyonun en baştan şirket adına açılması gerekir.
Şirket kartıyla ödersem fatura otomatik olarak şirkete mi kesilir?
Hayır. Kartın kime ait olduğu ile faturanın kime düzenleneceği ayrı sorulardır. Belirleyici olan rezervasyonun kimin adına açıldığıdır. Ödemeyi kim yaparsa yapsın, fatura tarafını rezervasyon anında netleştirmek gerekir.
Fatura bilgilerini nasıl iletmeliyim?
Rezervasyon sırasında ve yazılı olarak. Şirketin tam ticari unvanı, vergi dairesi, vergi numarası ve adresi birebir doğru olmalıdır; en sık hata unvanın kısaltılmasıdır ve eksik bir ek faturanın reddedilmesine yeter. Otelin ayrıca bir bilgi isteyip istemediğini de aynı anda sorun.
Şirketim ekstraları karşılamıyorsa ne yapmalıyım?
Çıkıştan önce dökümlü fatura isteyin; konaklama bedeli ve ekstralar ayrı satırlarda görünsün. Şirket ekstraları hiç karşılamıyorsa o kalemleri ayrı bir belgeyle kendi adınıza almak daha temizdir. Bunu çıkıştan sonra ayrıştırmak zordur. MyMahall için: (0232) 461 95 95.